첫 번째 착각: 정보를 충분히 소화할 시간
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회의 시 정보들을 그 자리에서 한 번에 소화하는 것은 결코 쉬운 일이 아님.
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그래서 우리는 이해가 되지 않아 피곤함을 느끼거나, 자연스레 딴 생각을 하게 됨.
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준비한 사람들은 자신들이 이미 그 정보를 인지하고 있으므로 다른 사람들도 이해할 것이라는 착각에 빠짐.
두 번째 착각: 아이디어를 생성하는 장소
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정보가 채 소화되기도 전에 그 자리에서 바로 아이디어를 도출하거나 의사결정을 한다는 것은 어쩌면 어불성설
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회의에서 새로운 아이디어를 내거나 의사 결정을 하는 것은 좀처럼 쉬운 일이 아님
해결 방법: 회의록을 사전에 공유하기
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회의 목적, 전달할 정보, 토론 내용, 그리고 이를 통해 어떤 결과를 도출할 것인지 미리 작성하여 공유
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구글 Docs나 Notion과 같이 모두가 함께 수정할 수 있는 공간이 좋음
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발표자들이 회의록을 동시에 작성 및 수정할 수 있고, 참석자들은 사전 질문을 남길 수도 있기 때문
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회의에서 다뤄지는 자료들 역시 최대한 상세히 회의록에 담아두는 것이 좋음
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회의록 작성이 완료되면 팀 캘린더 등을 통해 회의록을 소화할 시간을 할당하는 것도 좋은 방법
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각자의 머릿속에 소화된 회의 내용은 출퇴근이나 다른 장소에서 아이디어와 질문들로 재탄생
해결 방법: 회의는 최대 1시간, 토론 중심으로
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회의를 효율적으로 만들려면 최대한 신속하게 마치는 것이 좋음
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회의록이 사전에 잘 공유되었다면 사실 1시간도 넉넉
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핵심적인 부분을 브리핑하고 바로 토론으로 (사전 공유가 되었으니)
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토론할 주제가 없는 회의는 꼭 해야 하는 회의인지 다시 한번 생각해봐야
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적절한 생산성 툴을 활용하여 미팅 없이 상시 정보를 공유하고, 정보 공유만을 위한 회의는 최대한 지양
정리
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회의 목적 / 아젠다 / 상세정보 / 토론 주제를 사전에 공유 (구글 Docs, Notion 등)
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회의는 1시간이내 (Timer를 활용)
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토론 주제 없이 정보 전달만을 위한 회의는 취소. (팀 온라인 대시보드로 정보 공유)
